Sprawozdawczość & compliance

Compliance w Tchibo Coffee Service

Ponad 70 lat temu Max i Ingeburg Herz położyli kamień węgielny pod historię sukcesu Tchibo. Ich przekonanie: musimy brać odpowiedzialność i działać w sposób odpowiedzialny. Ich zasady kształtują kulturę Tchibo do dziś i stanowią sedno marki. Przestrzeganie zasad prawnych i wewnętrznych reguł przedsiębiorstwa jest stałym elementem naszych zasad i kultury przedsiębiorstwa oraz podstawą zaufania, jakim darzą nas nasi pracownicy, nasze klientki i klienci oraz nasi partnerzy biznesowi. Compliance oznacza dla Tchibo Coffee Service zapewnienie, że wszyscy pracownicy przestrzegają obowiązujących przepisów i wewnętrznych reguł.

Code of Conduct

Odpowiedzialność ma dla nas kluczowe znaczenie – zarówno dla nas jako przedsiębiorstwa, jak i dla wszystkich pracowników. Nasz Code of Conduct, kodeks postępowania Tchibo, w sposób wiążący określa nasze standardy i stanowi wytyczne dla wszystkich pracowników Tchibo Coffee Service na całym świecie. Code of Conduct Tchibo Coffee Service zawiera 13 podstawowych zasad dotyczących naszej współpracy oraz relacji z partnerami biznesowymi. Pracownicy Tchibo Coffee Service na całym świecie są zobowiązani do etycznych praktyk biznesowych, uczciwego postępowania oraz bezwzględnego przestrzegania wszystkich przepisów.

System zgłaszania nieprawidłowości (Whistleblowing)

Aby zachować naszą integralność i sprostać naszemu zobowiązaniu, chcemy i musimy dowiadywać się o naruszeniach przepisów oraz o nieprzestrzeganiu dobrowolnie przyjętych zobowiązań. Umożliwia nam to przeciwdziałanie naruszeniom compliance. Tym samym dbamy o nasze przedsiębiorstwo, naszych pracowników, naszych klientów i klientki oraz o osoby zatrudnione w całym łańcuchu dostaw. Nasz cyfrowy system zgłaszania nieprawidłowości BKMS jest dla naszych pracowników oraz dla naszych klientek i klientów, dostawców, partnerów biznesowych i innych zewnętrznych interesariuszy chronioną, bezpieczną i niezależną drogą zgłaszania. Platforma jest dostępna przez całą dobę.

Tutaj przejdą Państwo do cyfrowego portalu zgłaszania nieprawidłowości BKMS: https://www.bkms-system.com/tchibo-coffeeservice

Więcej informacji o procesie zgłaszania nieprawidłowości:

Do jakiego rodzaju skarg mogę wykorzystać system zgłaszania nieprawidłowości?

Mogą Państwo skorzystać z naszego cyfrowego systemu zgłaszania nieprawidłowości, aby zgłaszać nam informacje dotyczące własnego lub cudzego niewłaściwego postępowania oraz naruszeń przepisów prawnych lub wewnętrznych regulacji przedsiębiorstwa. Zgłoszenia mogą dotyczyć na przykład

• korupcji, konfliktów interesów
• nieuczciwej konkurencji, naruszenia prawa antymonopolowego
• oszustwa, nadużycia zaufania, sprzeniewierzenia, kradzieży itp.
• prania pieniędzy, finansowania terroryzmu
• naruszenia ochrony danych osobowych
• naruszenia standardów socjalnych/prawa pracy
• naruszenia praw człowieka, standardów ekologicznych w łańcuchu dostaw
• innego naruszenia wewnętrznych wytycznych lub obowiązującego prawa.

Czy mogę zgłosić anonimowo?

Zgłoszenia można składać anonimowo. Dopóki sami nie wprowadzą Państwo danych pozwalających na ustalenie Państwa tożsamości, Państwa anonimowość jest technicznie chroniona przez cyfrowy portal zgłaszania nieprawidłowości. W takim przypadku zalecamy utworzenie chronionej skrzynki pocztowej, aby osoby zajmujące się sprawą mogły zwrócić się do Państwa z pytaniami i przekazać informację zwrotną.

Kto zajmuje się zgłoszeniami wpływającymi do systemu?

Zgłoszenia są przekazywane przez BKMS do Compliance Committee, który kieruje ich rozpatrywaniem. W zależności od treści zgłoszenia angażowane są kolejne działy specjalistyczne (np. ochrona danych). Każde zgłoszenie jest rozpatrywane. Wszystkie zgłoszenia są traktowane ściśle poufnie. Zgłoszenia dotyczące spółek zależnych Tchibo Coffee Service są – w zależności od lokalnych wymogów – przekazywane bezpośrednio przez BKMS lub przez Compliance Committee do właściwej tam jednostki odpowiedzialnej za ich rozpatrzenie.

Co się dzieje po złożeniu przeze mnie zgłoszenia?

Wszystkie wpływające zgłoszenia są przeglądane i rozpatrywane przez przeszkolonych i niezależnych pracowników. Jeśli utworzyli Państwo skrzynkę pocztową za pośrednictwem systemu BKMS, otrzymają Państwo niezwłocznie potwierdzenie, że Państwa zgłoszenie do nas wpłynęło. Możliwe, że pracownik rozpatrujący Państwa zgłoszenie zwróci się do Państwa z dodatkowymi pytaniami dotyczącymi sprawy.

Jak przebiega postępowanie wyjaśniające?

Rozpatrujemy każde zgłoszenie, które do nas wpływa. Przy tym poufne traktowanie zgłoszenia stoi dla nas na pierwszym miejscu. Dlatego ograniczamy liczbę osób włączonych w postępowanie wyjaśniające do absolutnie niezbędnego minimum. Jeśli nasze postępowanie potwierdzi, że doszło do naruszenia compliance, podejmujemy odpowiednie działania następcze. W razie konieczności przekazujemy zgłoszone przez Państwa informacje organom państwowym.

Jak dowiem się o wyniku mojego zgłoszenia?

Jeśli utworzyli Państwo chronioną skrzynkę pocztową lub przekazali nam inne dane kontaktowe, otrzymają Państwo od nas informację zwrotną o wyniku naszego postępowania. Prosimy o zrozumienie, że nie możemy ujawnić szczegółów dotyczących wyniku, ponieważ musimy chronić również dobra osobiste osób, których dotyczą zarzuty.

Jak jestem chroniony przed niekorzystnym traktowaniem i karą z powodu mojego zgłoszenia?

Państwa ochrona zaczyna się od tego, że krąg osób zajmujących się rozpatrywaniem zgłoszenia jest ograniczony do absolutnie niezbędnego minimum. Działania odwetowe wobec osób, które w dobrej wierze zgłaszają informacje o naruszeniach compliance, są zabronione. Jeśli mają Państwo przesłanki wskazujące na to, że doświadczają Państwo niekorzystnego traktowania lub kar z powodu swojego zgłoszenia, prosimy zgłosić to nam za pośrednictwem naszego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Jeśli jednak świadomie składają Państwo fałszywe lub wprowadzające w błąd zgłoszenia, muszą się Państwo liczyć z konsekwencjami.